webTallennus on web-selaimen kautta käytettävien helppokäyttöisten tallennusalustojen tuottamiseen tarkoitettu sovellus. Sovelluksen kautta tallennetaan muuttuvia tapahtumia joita voivat olla esim. poissaolot (palkalliset/palkattomat) sekä vuosilomat. SSKKY:ssä ohjelmassa käytössä ovat seuraavat valikot: Palkkaus, Muutosilmoitukset , Palvelussuhteen päättyminen ja Keskeytykset. Palkkiot ja korvaukset -valikon kautta ei toistaiseksi tehdä mitään ilmoituksia!!!! Ohjelma toimii seuraavalla periaatteella: jokainen kuntayhtymän työntekijä hakee keskeytystä (poissaoloa/ vuosilomaa) täyttämällä sähköisen hakemuksen ja lähettämällä sen ensin joko puoltoon tai suoraan hyväksyttäväksi tapahtuman päättäjälle tapahtuma siirretään tiedostosiirrolla automaattisesti Pegasos-henkilöstönhallintaohjelmaan Ohjelma lähettää sähköpostia hakemuksen laatijalle hyväksytyistä, hylätyistä ja palautetuista hakemuksista. Sekä sisäänkirjautumisen jälkeen etusivulla näkyy ilmoitukset käsitellyistä tapahtumista, jotka voi halutessaan poistaa katsomisen jälkeen. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä ohjelman pääkäyttäjiin. Pääkäyttäjiä ovat Anniina Schukov, Tiina Nurmi ja Miia Paajanen.
Yleistä webTallennuksesta
Valitse alussa aina tapahtumatyyppi oikein, koska sitä ei pysty vaihtamaan jälkikäteen. Hakemusten pakolliset kentät on merkitty *:llä (tähdellä) Täytä hakemus huolellisesti Hakemukselle on aina valittava päättäjä ja laitettava käsittelykierto Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitut –ruutuun reippaasti oman nimen alle. Oma nimi kuuluu olla ylimpänä. Alimpana varsinainen päättäjä. Mahdolliset puoltajat välissä. Vain muutosilmoituksissa käsittelykierrossa käytetään PALKANLASKIJA –tunnusta VIIMEISENÄ. Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Kun hakemus on täytetty valmiiksi painetaan Tallenna. Jos hakemuksella on virheitä, ne näkyvät punaisella ja ne on käytävä korjaamassa. Hakemuksen teko päättyy, kun painetaan Jatka ja Valmis Saat kuittauksen: Hakemus on nyt lähtenyt eteenpäin. Ohjelma ilmoittaa mahdollisista päällekkäisistä hakemuksista Tallentamisen jälkeen. Omia hakemuksia ko, tapahtumatyypillä voi tarkastella ns. tyhjällä hakemuksella Hae aikaisemmat –painikkeen avulla, joka sijaitsee sivun alareunassa. Tai Raportointi-osiossa muodostamalla raportin omista poissaoloista oikeilla hakuehdoilla.
Käyttäjätunnukset
Jokaisella kuntayhtymän työntekijällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus järjestelmään. Käyttäjätunnus on sama kuin Windowsin käyttäjätunnus Ensimmäisellä kirjautumiskerralla salasanakenttä jätetään tyhjäksi ja painetaan ok. Ohjelma pyytää automaattisesti keksimään salasanan, joka ei ole lainkaan yhteydessä Windowsin salasanaan. Jos salasana unohtuu tai sinulta puuttuu ohjelman käyttäjätunnus ota yhteys järjestelmän pääkäyttäjiin Järjestelmän pääkäyttäjiä ovat Anniina Schukov, Tiina Nurmi ja Raila Heinonen
Hakemusten tekeminen
Tähän ohjeeseen olemme laittaneet muutamien eniten käytettyjen hakemusten täyttöohjeita. Peruskäyttäjä käyttää ohjelmasta oikeastaan pelkästään Keskeytykset –valikkoa, josta haetaan palkalliset ja palkattomat poissaolot sekä vuosilomat.
*:llä merkityt kentät ovat pakollisia, ja niihin on aina laitettava joku arvo Päivämäärä viikon kestävissä lomissa haetaan vapaata maanantaista sunnuntaihin vaikka kuluttaa vain arkipäiviä. Lomavuosi, Esim. lomavuosi 2011 on 1.4.2010-31.3.2011. Kesällä 2011 pidettävät lomat ovat lomavuoden 2011 lomia jne. Jos lomia haetaan eri lomavuosille, tarvitsee niistä kaikista tehdä erilliset hakemukset,. Muista valita oikea työyksikkö Valitse päättäjä ja täytä käsittelykierto: Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitut –ruutuun reippaasti oman nimen alle. Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Tallenna, jos virheitä, näkyvät ne punaisella. Paina vielä Jatka, Valmis ja Ok
Palkattomat poissaolot Keskeytykset -> Muut Poissaolot -> Palkattomat Yksityisasia palkaton
*:llä merkityt kentät ovat pakollisia, ja niihin on aina laitettava joku arvo Merkkaa päivämäärät tarkasti oikein Poissaolo ma-pe Vähennetään 5pv palkka Poissaolo pe-ma -> kaksi erillistä hakemusta Vähennetään kahden päivän palkka! Poissaolo pe-ti tai to-ma Vähennetään myös vkolopun palkka (5pv) Tuntikenttä jätetään tyhjäksi, ellei kyseessä ole osapäivän poissaolo. Muista valita oikea työyksikkö Valitse päättäjä ja täytä käsittelykierto: Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitut–ruutuun reippaasti oman nimen alle. Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Tallenna, jos virheitä, näkyvät ne punaisella. Paina vielä Jatka, Valmis ja Ok
Koulutus Keskeytykset -> Muut Poissaolot -> Palkalliset -> Työn edellyttämä koulutus -> OVTESin koulutus/ suun. työpäivät AMO:n opettajilla tapahtumatyyppinä tarvittaessa (ns. 5pvän koulutus)
*:llä merkityt kentät ovat pakollisia, ja niihin on aina laitettava joku arvo Merkkaa päivämäärät tarkasti oikein. Tuntikenttä jätetään tyhjäksi, ellei kyseessä ole osapäivän poissaolo. Täytä koulutuksen tiedot hakemukselle: Nimi, järjestäjä, paikkakunta yms. Arvioi kustannukset: Päivärahat, matkustuskustannukset yms. webTallennuksesta kustannukset eivät mene maksuun, vaan matkan jälkeen tehdään Populuksessa matkalasku Jos tarvitaan sijaista laita ruksi Sijainen-kohtaan ja kirjoita tarvittaessa lisätietoja -kenttään asiasta lisää. Sisältyy koulutusohjelmaan: valitse kyllä tai ei. Muista valita oikea työyksikkö Valitse päättäjä ja täytä käsittelykierto: Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitus –ruutuun reippaasti oman nimen alle. Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Tallenna, jos virheitä, näkyvät ne punaisella. Paina vielä Jatka, Valmis ja Ok Virkamatka -tapahtumatyyppi toimii samalla tavalla. Ole aina täysin varma käyttäessäsi Virkamatkaa!
Sairausaika Keskeytykset -> Muut Poissaolot -> Palkalliset Sairausaika
Muistathan, että jo yhden päivän sairauspoissaolosta tehdään aina anomus webTallennukseen! *:llä merkityt kentät ovat pakollisia, ja niihin on aina laitettava joku arvo Merkkaa päivämäärät tarkasti oikein. Tuntikenttä jätetään tyhjäksi. Lisätieto –kenttään voi halutessaan kirjoittaa esim. sairauslomatodistuksesta Muista valita oikea työyksikkö Valitse päättäjä ja täytä käsittelykierto: Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitut –ruutuun reippaasti oman nimen alle. Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Tallenna, jos virheitä, näkyvät ne punaisella. Paina vielä Jatka, Valmis ja Ok
Lapsen sairaus Keskeytykset -> Muut Poissaolot -> Palkalliset Lapsen sairaus palkallinen
Lapsen sairaus –tapahtumatyyppiä käytetään lasten äkillisissä sairaustapauksissa (esim. ei neuvolakäynneillä tms. lääkärintarkastuksissa). *:llä merkityt kentät ovat pakollisia, ja niihin on aina laitettava joku arvo Merkkaa päivämäärät tarkasti oikein. Myös sairastumispäivä. Tuntikenttä jätetään tyhjäksi. Täytä lapsen nimi ja syntymäaika. Vakuuta, että toinen vanhemmista ei osallistu lapsen hoitoon samanaikaisesti Lisätieto –kenttään voi halutessaan kirjoittaa esim. sairauslomatodistuksesta. Lapsen sairaudesta tarvitaan lääkärintodistus jo toisesta poissaolopäivästä lähtien. Muista valita oikea työyksikkö Valitse päättäjä ja täytä käsittelykierto: Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitut –ruutuun reippaasti oman nimen alle. Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Tallenna, jos virheitä, näkyvät ne punaisella. Paina vielä Jatka, Valmis ja Ok
Muutosilmoitukset
Muutosilmoitus tehdään, jos hakemus on jo hyväksytty ja siihen on tullut muutoksia jälkikäteen, aikaisempi anomus perutaan kokonaan tai se on virheellinen. Valitse oikea Muutosilmoitus –tyyppi valikosta ja paina Jatka esim. muutettaessa aikaisemmin anottua koulutusta Muutosilmoitustyyppi on Vuosiloma / keskeytykset llä merkityt kentät ovat pakollisia, ja niihin on aina laitettava joku arvo Kirjoita Muutoksen syy –kentään tiedot mitä muutetaan ja miksi. Loppuun myös teksti: Tämä kumoaa Päättäjän aiemman päätöksen asiasta. Voimaan astumispäiväksi se päivä mitä muutetaan. Muista valita oikea työyksikkö Valitse päättäjä ja täytä käsittelykierto: Käsittelykiertoon valitaan hiirellä klikkaamalla päättäjä Valittavat –ruudusta ja klikataan Valitut –ruutuun reippaasti oman nimen alle. MUUTOSIMOITUKSISSA KÄSITTELYKIETOON VIIMEISEKSI AINA PALKALASKIJA –TUNNUS!!!! Jos käsittelykiertoa ei ole täytetty, hakemus ei lähde eteenpäin. Tallenna, jos virheitä, näkyvät ne punaisella. Paina vielä Jatka, Valmis ja Ok
Comments