Puheenjohtajan rooli ja asema yhdistyksessä => HALLITUKSEN puheenjohtaja
Hallituksen asema yhdistyksessä => jäsenistön palvelija, jäsenistön tahdon (=toimintasuunnitelma ja talousarvio) toteuttaja
Hallitus
Toimeenpanee yhdistyksen kokouksen päätökset
Toimeenpanee, valmistelee ja hoitaa juoksevia asioita, edustaa koko yhdistystä, reagoi nopeasti muuttuviin tilanteisiin
Hallituksen vastuu
Poliittinen vastuu
Rangaistusvastuu
Vahingonkorvausvastuu
Hallitus EI voi päättää:
isoista taloudellisista asioista
sääntöjen muuttamisesta
hallituksen jäsenen tai tilintarkastajan valinnasta/erottamisesta
tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
muista isoista asioista
Puheenjohtajan rooli hallituksessa
Virallisesti
johtaa puhetta hallituksen kokouksissa
kutsua koolle hallituksen kokoukset (ellei säännöissä muuta sanota)
allekirjoittaa paperit yhdistyksen puolesta (ellei säännöissä muuta sanota)
Käytännössä
vastaa kokonaisuudesta
valmistelee kokoukset
puheenjohtajan toimialaa on KOKO yhdistys: kaikki sen toiminta ja toiminnan kehittäminen
Puheenjohtaja hallituksessa
Puheenjohtajan kolme tärkeintä sääntöä:
Valmistaudu
Katso kokonaisuutta
Delegoi
Valmistautuminen ennen kokousta
esityslistan laatiminen (tee ajoissa, lähetä hallitukselle etukäteen, vakiokohdat, tärkeysjärjestys, isojen asioiden jäsentäminen osiin)
jaa valmisteluvastuuta
puheenjohtajan ja sihteerin yhteispeli
Puheenjohtajan rooli
Itse kokouksessa:
puheen Johtaminen: jakaa puheenvuorot, pitää keskustelun asiassa, tekee yhteenvedot keskusteluista, vie kokousta eteenpäin
tarkkuus: päätetään täsmällisesti
DELEGOINTI
motivointi, yhteishengen ylläpitäminen: luota, muista kiittää
Kokouksen jälkeen
merkitään päätetyt asiat muistiin ja pannaan toimeen
toimeenpanon valvonta
jokaisesta päätöksestä merkintä pöytäkirjaan (ml. rahankäyttö ja vastuuhenkilö)
Kokouskäytännöt
Erilaiset kokoukset vaativat erilaiset käytännöt
Jokaisessa päätöskohdassa kolme vaihetta: esittely, keskustelu, päätöksenteko
Tehokas nuijan käyttö
Ole tasapuolinen, katkaise riitely, pidä keskustelu asiassa
Pidä tarvittaessa kokoustauko
Pöydälle jättäminen, asian valmisteluun palauttaminen
Äänestäminen
Eriävä mielipide
Valmistelu ja päättäminen
ESITYSLISTA PÖYTÄKIRJA puheenjohtaja kokoaa (mahdollisesti yhdessä sihteerin kanssa) KOKOUS ennen
kokousta kokouksen
jälkeen TOIMEENPANO VALMISTELU ideointi, suunnittelu, kustannusten selvittäminen jne. sihteeri laatii,
puheenjohtaja tarkastaa heti, että kaikki päätökset on merkitty oikein tehdään päätökset valmistelun perusteella
sovitaan toimeenpanosta: kuka tekee ja paljonko rahaa käytetään kertoo, mistä on tarkoitus päättää kertoo, mitä loppujen lopuksi päätettiin sovitut jutut toteutetaan, rahat käytetään jne.
Puheenjohtajan apuvälineet
Puheenjohtajan kannattaa tutustua kaikkiin mahdollisiin yhdistystoiminnan dokumentteihin
Yhdistystoimijan opas
oman yhdistyksen säännöt
toimintasuunnitelma<- lue säännöllisesti!
talousarvio
alayhdistysohjesääntö TYYn nettisivuilla
yhdistyslaki
Puheenjohtajan muistilista
Varmista aina että…
Ainakin sinä olet lukenut yhdistyksesi säännöt
Koko hallituksesi on lukenut jäsenistön (=yhdistyksen kokouksen) hyväksymän toimintasuunnitelman ja budjetin – teidän tehtävänne on toteuttaa ne!
Jokaisesta kokouksesta tehdään pöytäkirja, johon merkitään kaikki tehdyt päätökset.
Kaikille –pienimmillekin- projekteille nimetään vastuuhenkilö(t)
Puheenjohtajan muistilista
Kaikista menoista tehdään hallituksen päätös, mieluiten etu-, viimeistään jälkikäteen
Kun yhdistyksen rahoilla hankitaan jotain, siitä on aina oltava kuitti, joka toimitetaan viipymättä taloudenhoitajalle.
Tilintarkastajalle toimitetaan aina sekä varsinainen tilinpito edelliseltä vuodelta että hallituksen kokousten pöytäkirjat samalta ajalta – siksi pöytäkirjoista pitää löytyä tarkasti kaikki taloutta koskevat päätökset.
Toimijat vaihtuvat
Toimijoiden vaihtuvuus on haaste, ajasta menee aina iso osa samojen asioiden opetteluun.
Ei vain huono asia. Opiskelijayhdistyksissä riittää myös aina uusia innokkaita ja oppimishaluisia aktiiveja.
Tehoa hallitustoimintaan
Hallituksen oma sähköpostilista
Kiinniottolista
Valmistelun erottaminen päätöksenteosta
Esityslistojen kokoaminen etukäteen
Hallituksen iltakoulut
Säännölliset kokousajat
Toimintakalenterin tekeminen pidemmälle ajalle
Päätösluettelot
Palaute toisilta hallituksen jäseniltä
Keinoja tiedon siirtämiseen
Mieti aina, miten varmistat, että seuraajasi saa tämän tiedon käyttöönsä sinua helpommin
Muistiot kaikista tapahtumista, pienistäkin. Muista etenkin yhteystiedot!
Vakiintuneiden toimintatapojen kirjaaminen
Huolellisesti tehdyt toimintakertomukset
Vastaavakansiot, testamentit
Vanhat kouluttavat uudet
Hallituksenvaihtopäivä
Huolellinen arkistointi
Mistä apua pulmatilanteisssa?
Oma hallitus, erityisesti vpj
Vertaistukea: tutustu muihin puheenjohtajiin, vaihtakaa ideoita -> TYYn puheenjohtajatapaamiset, tiedekuntajärjestöt
Entiset pj:t ja muut toimijat
TYYn järjestö- ja tiedotussihteeri ja alayhdistysvastaava
Käy koulutuksissa, tutustu vastaavanlaisiin yhdistyksiin
Pidä yhteyttä kattojärjestöön
Pyydä palautetta
Onnea matkaan!
Juuri Sinä olet paras mahdollinen puheenjohtaja omalle yhdistyksellesi!
Comments