TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA Unife e il cambiamento
Enrico Periti
Direttore Amministrativo Università di FerraraCorso SUM – Milano 28 maggio 2008
TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA Unife e il cambiamento
Enrico Periti
Direttore Amministrativo Università di Ferrara
Corso SUM – Milano 28 maggio 2008
Cambiare - 1
Ogni cambiamento presuppone una motivazione.
La chiarezza, se vogliamo anche la condivisione, sulle ragioni del cambiamento sono già metà dell’opera.
Motivi interni ed esterni all’organizzazione.
Cambiare - 2
Il vero cambiamento lo fa l’utente, diciamolo: il cliente.
Anche nelle organizzazioni pubbliche è l’attenzione al cliente che porta a rideterminare i processi interni.
Ciò consente un recupero di efficienza.
Non si da efficienza piena solo nel rideterminare i processi in funzione delle risorse economiche disponibili.
Agenti del cambiamento - 1
Generalmente si immagina che sia il management il motore del cambiamento: Marchionne in Fiat.
Sicuramente si “ma anche” il ruolo degli organi di governo che esprimono vision e danno mandati.
Nell’università sono organi monocratici e collegiali.
La composizione degli organi,
le relazioni fra gli organi,
le relazione fra organi e management
sono uno dei fattori centrali che rendono possibile il cambiamento
Agenti di cambiamento - 2
Rettore – illuminato
Organi – distinzioni chiare sugli ambiti decisionali, composizioni ‘leggere’ e anche specialistiche, partecipazione del territorio ?! Gruppo di management – sufficientemente coeso con volontà di raccogliere una sfida professionale, con ‘spirito di corpo’: si corre e si vince per l’ateneo!
Management FE - 1
Condizione di partenza: si fa con quello che c’è, salvo il direttore amministrativo assunto da fuori.
Motivare (fare gruppo di vertice a cascata)
Formare (da ‘specialismi’ a competenze relazionali, trasversali)
Comunicare (indagine di clima, logo del cambiamento, campagna interna a sostegno del cambiamento, libro, bilancio sociale)
Nelle strutture pubbliche non si può fare molto altro.
Management FE - 2
Processi
Competenze
Obiettivi
Misurazione (KPI e KGI)
Contabilità economico patrimoniale
Innovazione (ICT)
Servizi agli studenti
Management FE - 3
Uscita dal rapporto centro – periferia.
Ridefinizione del processo di gestione amministrativa della ricerca.
Ridefinizione della gestione del personale convenzionato medico.
Ruolo delle relazioni sindacali
Difficoltà
Quadro normativo in continua ridefinizione: meglio una legge sbagliata che l’incertezza normativa.
Conservazione accentuata in entrambe le famiglie: docenti e personale tecnico amministrativo. Si può fare una riorganizzazione; difficile cambiare la ‘testa’ delle persone (cultura del lavoro presente nell’organizzazione)!
Ruolo dei sindacati … ovverosia della conservazione?!
Good - Bad practices / riorganizzazione
Good
Riorganizzazione della parte amministrativa dei dipartimenti
Bad
- Progetto portale; Progetto contabilità economica patrimoniale (gestione per progetto; mancanza di analisi; demotivazione su tempi lunghi)
Allegati
Allegato 1: Gruppi in Unife
Allegato 2: Il logo ExP
Allegato 3: L’esperienza di Unife: processi, obiettivi, competenze
Allegato 4: Processi KGI e KPI
Allegato 5: Tipologie KPI
Allegato 6: Obiettivi in Unife
Allegato 7: Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI
Allegato 8: Esempio di Profilo di Professionale - Bibliotecario
Allegato 9: Voip - costi fonia analogica
Allegato 10: Voip - taglio costi
Allegato 11: Andamento delle relazioni sindacali
Allegato 12: Alcuni dati dimensionali – docenza
Allegato 13: Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo
Allegato 14: Alcuni dati dimensionali – ricerca
Allegato 15: Alcuni dati dimensionali – le risorse
Allegato 16: Alcuni dati dimensionali: i bilanci
Allegato 1- I Gruppi in Unife
3 Dirigenti + 8 EP (5 linea direzione, 3 staff Rettore)
“Prima Linea”
+
6 EP
“Gruppo dei 14”
8 Segr. Plesso + 4 Coordinatori + 34 Resp. Ufficio
“Gruppo dei 60”
Allegato n.2 – Logo ExP
Allegato 3 - L’esperienza di Unife
Processi Profili competenze Policy Incentivazione Policy Formativa 2 processi principali
18 processi secondari
Aggiornamento semestrale. 119 profili mappati in Sede Amministrativa
6 profili mappati nei Plessi Amministrativi
4 famiglie di competenze, 364 indicatori/comportamenti individuati, 3853 abbinamenti indicatori/profili
In fase di Mappatura i profili del personale Tecnico di Dipartimento: 140 tecnici, 11 macro profili in fase di dettaglio per professioanlità. Obiettivi 2006
- Dirigenti 9 - EP 36 - D 102
Obiettivi 2007
Dirigenti 12 - EP 36 - D 92
Obiettivi 2008
Dirigenti 12 - EP 32 - D 35 4 linee guida:
1) Analisi in gruppi degli stati di avanzamento degli obiettivi;
2) Autoformazione basata su interventi di personale interno
3) Attività formative organizzate internamente riservate al gruppo dei 14 o dei 60
4) Percorsi formativi individuali per Dirigenti e EP Fondo idee
2006 presentate 73 selezionate in fase di realizzazione 32
2007 presentate 128
selezionate in fase di realizzazione 20
Allegato n. 4 - Processi KGI e KPI
RISORSE IN ENTRATA SERVIZI
IN USCITA ATTIVITA’ ATTIVITA’ ATTIVITA’ ATTIVITA’ ATTIVITA’ ATTIVITA’ KGI VALORE
AGGIUNTO KPI AZIONE
PERFORMANTE Relazione di causa/effetto
Allegato 5 - Tipologie KPI
Allegato 6 Obiettivi in Unife
Allegato 7 - Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI
Gestione efficiente ed efficace dei processi Obiettivi individuali D Obiettivi individuali EP Obiettivi dei dirigenti Obiettivi
Strategici d’Ateneo Macchina Organizzativa Piano strategico KGI Delibera Cda - KGI Direttore Amministrativo KGI - KPI Direttore Amministrativo KPI - KGI Misurazione KPI
Allegato 8 - Esempio di Profilo Professionale: Bibliotecario
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