Posta interna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa e la posta tra uffici del Rettorato.
Posta esterna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale o dalle strutture decentrate verso terzi e viceversa.
Gli attori
L’appaltatore L’unità posta UNIFE L’ufficio protocollo Gli uffici del Rettorato
Le portineria delle strutture decentrate Punto di
smistamento
L’armadio
CARTELLE DA FIRMARE
POSTA INTERNA
TRA UFFICI
DEL RETTORATO
POSTA INTERNA
PER STRUTTURE DECENTRATE
POSTA ESTERNA Ufficio sanità
Coordinamento segretari Ufficio protocollo archivio e posta Manager didattico di Ateneo Liaison office Job center Ufficio legale Ufficio comunicazione ed eventi Ufficio organi collegiali Segreteria del Rettore Ripartizione audit Ripartizione didattica Ripartizione servizi agli studenti Ripartizione servizio tecnico Ripartizione ricerca Ripartizione risorse umane Ripartizione ragioneria Ripartizione acquisti Dirigente area informatica Dirigente area amministrativa Dirigente area economica Direttore Amministrativo
Un altro attore: il personale della portineria
Il personale della portineria apre periodicamente la casella “posta tra uffici” e smista la corrispondenza in essa contenuta nelle caselle dei rispettivi uffici
Il giro della posta
Ore 8
L’Appaltatore ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio poste italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta Ore 8.30
L’Unità posta consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle strutture decentrate
Il giro della posta
Entro le ore 11.30
L’Appaltatore:
- consegna la posta alle portinerie delle strutture decentrate
- ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle strutture decentrate
Ore 8.30/9
L’ Appaltatore inizia il giro per la consegna della posta alle strutture decentrate
I compiti del servizio esterno
Entro le ore 12
L’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate
I compiti del servizio esterno
Entro le ore 13
L’Appaltatore consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. sito in Via Felisatti n. 24 - Ferrara
I compiti del servizio esterno
Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì)
L’Appaltatore consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio Ragioneria
I compiti del servizio esterno
Entro le ore 9 (martedì e giovedì)
L’Appaltatore ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione
L’Appaltatore consegna libri e riviste presso le biblioteche dislocate nelle strutture decentrate dell’Università.
Entro le ore 13 presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica.
Entro le ore 18 presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.
I compiti del servizio esterno
All’occorrenza, su richiesta dell’Università, l’Appaltatore deve trasportare, insieme alla corrispondenza, il seguente materiale:
materiale di cancelleria e materiale igienico sanitario dalla sede centrale alle strutture decentrate;
registri per lo svolgimento di esami nonché tesi per le sessioni di laurea, accompagnati dalle relative distinte, dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa.
Su richiesta dell’Università, l’Appaltatore è tenuto a svolgere le seguenti attività:
consegna mensile di corrispondenza con ritiro della relativa ricevuta presso gli sportelli dell’Ufficio del registro;
ritiro di toghe, accompagnate dalle relative distinte, dalla sede centrale e consegna alle strutture decentrate in occasione delle sessioni di laurea.
Il giro della posta in Rettorato
Ore 8.30
L’Unità posta divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) e quella indirizzata alle strutture decentrate
Il giro della posta in Rettorato
Ore 9
L’Unità posta consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo Ore 9
L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la corrispondenza protocollata indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria
Il giro delle cartelle per la firma
Ore 9
L’Unità posta preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso:
Segreteria del Rettore (firma Rettore)
Ufficio organi collegiali (firma Direttore)
Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore)
Ufficio legale (decreti rettorali)
Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria (impegni di spesa)
N.B. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili, ai sensi del codice sulla privacy, è necessario inserirli in una busta chiusa
Il giro della posta in Rettorato
Dalle ore 10
I singoli uffici:
ritirano dall’armadio le cartelle con la posta e quelle con i documenti firmati
inseriscono la posta esterna, quella interna tra uffici e quella indirizzata alle strutture decentrate nelle rispettive caselle
depositano le cartelle con i documenti da firmare nella casella “cartelle da firmare”
depositano le cartelle con i documenti da protocollare nella casella “posta interna tra uffici del Rettorato”
Il giro della posta in Rettorato
Ore 10.30
L’Unità posta:
- preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta esterna” e la affranca
- preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura
- preleva le cartelle con i documenti da protocollare e le consegna all’Ufficio protocollo, archivio e posta
Il giro della posta in Rettorato
Ore 12
Quando l’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate, l’Unità posta separa:
- la corrispondenza esterna affrancata
- la corrispondenza esterna da affrancare
- la corrispondenza interna destinata agli uffici del Rettorato da consegnare all’ufficio protocollo
- la corrispondenza interna destinata alle singole strutture decentrate da consegnare alle stesse a cura dell’Appaltatore il giorno successivo
Il giro della posta in Rettorato
Ore 12.30
L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria
Il giro delle cartelle per la firma dei documenti
Ore 13
L’Unità posta:
preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore
preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’ Ufficio organi collegiali e dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio, nelle caselle dei rispettivi uffici
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