RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN PÄÄTTÄMISTOIMET Rahoitusasiamies Satu Lappalainen
RAKENNERAHASTO-HANKKEIDEN PÄÄTTÄMISTOIMET Rahoitusasiamies Satu Lappalainen
HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 1
Viimeinen maksatushakemus liitteineen päärahoittajalle määrätyssä aikataulussa
Kuntarahoituksen / muun rahoituksen laskuttaminen
Loppuraportointi
Edellytys viimeisen maksatuksen / tilityksen maksamiselle
Mahdolliset liitteet mukaan (esim. julkaisut)
ESR-hankkeissa ESRA → tunnukset pyydettävä ajoissa rahoittajan nimeämältä hankkeen valvojalta
Tilintarkastukset, TE-keskus/työvoimaosasto ja Tekes
HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 2
Hankkeen päätöskokous: ohjaus-/johtoryhmän kokous, jossa hanke päätetään
Sovitaan projektin tuotteiden ja omaisuuden hallinnasta projektin jälkeisenä aikana
Henkilökunta laatii projektin loppuraportin ja viimeisen maksatushakemuksen ennen projektin päättymistä
kustannukset jäävät projektin kustannuksiksi
HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 3
Itä-Suomen lääninhallitus:
Loppumaksatus liitteineen ja loppuraportti toimitetaan yhden kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä
EAKR –loppuraporttipohja rahoituspäätöksen liitteenä
ESR-loppuraportti täytetään osoitteessa http://esrlomake.mol.fi/hakijakausi2000.html sekä tulostetaan & toimitetaan allekirjoitettuna rahoittajalle (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa)
Myös seurantatiedot toimitetaan projektin päätyttyä - molemmat ovat edellytyksenä viimeiselle maksatukselle
HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 4
Tekes / EAKR
Loppuraportti toimitettava rahoituspäätöksessä ilmoitetun aikataulun mukaisesti
Loppuraportti ja -tilitys sisältää:
Julkisen tutkimuksen raportti -lomake
Lasku
EAKR –kustannustilityslomake
Erittely raportoitujen palkkojen henkilösivukustannuksista
Erittely yleiskustannuksista
Tosite- ja kustannuslajikohtainen kirjanpitoajo lopputilityskaudelta
EAKR-hankkeen vaikutusten arviointi –lomake
Tilintarkastuslausunto koko projektin kustannuksista
Loppuraportin liitteeksi erillinen, vapaamuotoinen sisältöraportti
kuvataan projektin keskeiset tulokset ja johtopäätökset
HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 5
Pohjois-Savon liitto
Viimeinen maksatushakemus toimitetaan yleensä 6 kk kuluessa hankkeen päättymisestä (vrt. rahoituspäätös)
Loppuraportin sisällettävä ohjausryhmän arvio hankkeen toteutumisesta
Loppuraportin on ilmaistava
mitä pysyvää lisäarvoa hanke on saanut aikaan
millaiset ovat hankkeen jatkosuunnitelmat
Loppuraportti toimitetaan viimeisen maksatushakemuksen yhteydessä (edellytys maksatukselle)
Raporttipohja osoitteesta www.ykkos.net
Liitteenä viimeinen seurantalomake
ESR-hankkeissa käytetään Työministeriön edellyttämää loppuraporttia, täytetään osoitteessa (http://esrlomake.mol.fi/hakijakausi2000.html)
toimitetaan sekä kirjallisesti (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa) että sähköisesti
liitteeksi ohjausryhmän arvio hankkeen toteutumisesta
HANKKEEN PÄÄTTÄMISTOIMET 6
TE-keskus/työvoimaosasto
Loppumaksatus liitteineen (ml. loppuraportti) toimitetaan kuukauden sisällä hankkeen päättymisestä
HUOM! tilintarkastus jokaisen rahoituspäätöksen jälkeen!
Loppuraportti täytetään osoitteessa (http://esrlomake.mol.fi/hakijakausi2000.html)
toimitetaan myös kirjallisena, allekirjoituksella varustettuna (toimintayksikön johtaja allekirjoittaa)
Liitteeksi
viimeinen seurantalomake
selvitys hankkeen kokonaisrahoituksesta, tuloista, kustannuksista ja toiminta-avustuksen käytöstä
tilintarkastus-lausunto
ESR-projektin lopettamisilmoitus
KIRJANPIDON PÄÄTTÄMISTOIMET
Projektien nollaus
TEKES/EAKR –hankkeissa odotettava, että raha tulee projektille/lähetetty lasku on maksettu (tarkista tarvittaessa Riitta Kolehmaiselta, p. 2189)
Lähetetty lasku ei tarkoita, että raha olisi jo projektilla!
Muissa rakennerahastohankkeissa odotetaan viimeiset maksatuserät (HUOM! myös muu rahoitus/ kuntarahat)
Osahyvitykset (TEKES/EAKR)
Jos laskutettu summaa ei saada kokonaisuudessaan, pyydettävä tekemään osahyvitys
Tekee Riitta Kolehmainen/talousosasto, p. 2189
Oikaisut (kaikki rakennerahastohankkeet)
Rahoittajan hylkäämät menot oikaistaan vastuulaitoksen toiselle projektille korjaustositteella
Projektien passivointi
Vapaamuotoisesti, soitto/sähköposti riittävä
Osoitetaan Päivi Hiekanmäelle/talousosasto, p. 3675
ALLEKIRJOITUSOIKEUDET
rahoittajat vaativat pääsääntöisesti, että asiakirjat allekirjoittaa yliopiston virallisen allekirjoitusoikeuden omaava henkilö
rehtori delegoinut allekirjoitusoikeuden maksatushakemusten, väli-, vuosi- ja loppuraporttien sekä seurantailmoitusten osalta toimintayksikön johtajalle, ei vastuulliselle johtajalle
uudet hakemukset, jatkorahoitushakemukset, jatkoaika- ja kustannusarvion muutoshakemukset allekirjoittaa rehtori rahoitusasiamiehen esittelystä
TILINTARKASTUS
TEKES ja Pohjois-Savon TE-keskuksen työvoimaosasto vaatii tilintarkastajan lausunnon hankkeen päättyessä
Muissa yliopiston hankkeissa tilintarkastusta ei suoriteta, ellei toisin sovittu
Kuopion yliopisto on tehnyt tilintarkastuksen toimittamisesta sopimuksen Oy Audiator Ab:n kanssa
Mikäli tilintarkastus halutaan projektin kuluksi, on tarkastus tehtävä ja lasku maksettava ennen viimeisen maksatushakemuksen toimittamista rahoittajalle
Tarkastuksesta päävastuussa on hanketta hallinnoiva toimintayksikkö
Tilintarkastuskulu on huomioitava hankkeen budjetissa
KOMPASTUSKIVIÄ
Suunnittelemattomia hankintoja ei tehdä hankkeen päättyessä
Toisen hankkeen valmistelukustannuksia ei vyörytetä päättyvälle hankkeelle
Ulkomaanmatkoista matkaraportit toimitettava rahoittajalle maksatushakemuksen liitteenä
Loma-ajan palkka ja lomaraha voidaan laittaa kuluksi siinä suhteessa, kun loma on ansaittu hankkeelta
Hankkeen päättyessä rahoittajat hyväksyvät erillisen laskelman hankkeen päättymisen jälkeen maksettavista lomarahoista / loma-ajan palkoista (HUOM! Poikkeuksena TE-keskus/työvoimaos.)
ARKISTOINTI
Kaikki hankkeen toteuttamiseen välittömästi liittyvät asiakirjat
Arkistointi vähintään vuoden 2013 loppuun (paloturvallisesti)
Arkistoi myös hankkeen työkappaleet rahoitushakemuksista ja muista asiakirjoista
Myös sähköiset dokumentit
ks. Komission asetus sähköisistä asiakirjoista 2355/2002 (27.12.2002)
printtaus tai tallennus cd-romille
Lisätietoa Kuopion yliopiston EU:n rakenne-rahastohankkeiden arkistointiohjeesta (http://www.uku.fi/tutkimuspalvelut/eurakenneraha_ohjeet.htm)
LISÄTIETOJA RAKENNERAHASTOASIOISTA:
Tutkimus- ja innovaatiopalvelut
henkilökohtainen neuvonta
www-sivut http://www.uku.fi/tutkimuspalvelut/
käytännön neuvoja -opas
palautetta toivotaan!
Ykkös-netti http://www.ykkos.net/
Rahoittajat, hankkeen valvoja
Comments