Organisations- och funktionsbeskrivning Oringens 5-dagars 2004
Etapp 1 19 juli
Sävedalens AIK
Organisations- och funktionsbeskrivning Oringens 5-dagars 2004
Etapp 1 19 juli
Sävedalens AIK
Ansvarsuppgifter för funktionschef
Planera, genomföra samt avrusta funktionen
Personalrekrytering via Personalchef
Informera fortlöpande din personal vad som händer/ska hända
Ansvarsområden skall tydliggöras skriftligt för samtliga i arbetsgruppen. Gränsdragning mot andra funktioner klaras ut
Åtgärdslista/Checklista skall tas fram, lämna till Etappchef
Arbetsschema gällande tider vid förberedelsearbete, genomförand, avrustning, städning skall upprättas
Avstädning efter etappen utförs av och inom respektive ansvarsområde och med egen personal
Materielbeställningar skall lämnas till Materielchef i god tid. Försök använda enkla, ”smarta” lösningar i första hand!
Ansvarsuppgifter för funktionschef, forts. 1
Inköp av materiel skall ske på särskild blankett och godkännas i förväg av Etappchef
Materiel som skall vidare till nästa etapp sker enligt överenskommelse med mottagande ansvarig chef
Byte av tjänster, sponsring etc rapporteras till Personalchef
Reseräkningar skrivs på särskild blankett, redovisas av respektive chef till Ekonomichef efter avslutad tävling
Arbetsrapport förs vid planeringsarbeten, lämnas på särskild blankett till Personalchef efter avslutad tävling
Protokoll förs vid planeringsmöten och lämnas till Etappchef och berörda
Funktionärströjor, storlek och antal beställs hos Personalchef
Ansvarsuppgifter för funktionschef, forts. 2
Parkeringsdekal för funktionärer beställs hos Personalchef
Lunchkuponger för funktionärer beställs hos Personalchef
Säkerhetsåtgärder som skyddsutrustning, första förband, mobiltelefon, personalvård etc. skall vidtagas
Sjukvårdsutbildning för personal utses av resp. funktionschef
Oväder såsom kraftigt regn, åska, starka vindar och extrem värme skall det finnas beredskap för - räkna med dåligt väder!
Dokumentation av arbetet skall ske fortlöpande, lämnas till Etappchef efter avslutad tävling
Lägesrapporter lämnas skriftligt till Etappchef 1/6 och 1/7 2004
Ansvar per funktion
Mark
Inventering av vilka parter som blir berörda (intressentkarta)
Säkra avtal med markägare för TC (Kåhögsbonden), startplatser, parkeringsytor, gångväg från parkering, gångvägar till start, vägar etc
Säkra att jorden sätts i vall vid TC
Ordna kommunalt förbud mot icke-auktoriserad försäljning
Ordna toatillstånd vid starter - har Ragnsells monopol på renhållning?
Kommer skogsskötsel att ske innan tävlingen (hjulspår)?
Ge klartecken när resp. yta får tas i anspråk
Dela ut dekaler och lunchkuponger till markägare, fastighetsägare, jägare, vägsamfälligheter etc.
Reglera markskador
Viltavdrivning
Samråd med jägare
Avdrivningsrotar
Drevkartor
Genomföra avdrivning
Viltzonsbevakning
Fika till avdrivningspersonal efter drevet
Kaffe/tårta till markägarna efteråt
Presenter till markägarna?
Rapport till Jägarförbundet och Länsstyrelsen
Trafik
Upprätta trafikplan gällande avstängningar, enkelriktningar, tider, funktionärsvägar, leveransvägar etc.
Planera resvägar för tåg, buss, bil och cykel
Trafikvakter
Fortlöpande kontakt med trafikledning och polis, väghållare
Ambulanstransporter
Skylta från lokaltågets stationer
Anlägga helikopterplats
Anmäla markskador till Markansvarig
Parkering
Skylta till parkering från E20
Säkra avtal för parkeringsytor, i samverkan med Mark/Vilt-ansvarig
Iordningsställa parkeringsytor för tävlande, VIP, press, funktionärer, leverantörer, klubbussar, husvagnar för övernattande funktionärer
Avsnitsla förbjudna områden
Brand- och bärgningsberedskap
Försäljning av p-biljetter
Parkering av bilar och klubb-bussar
Reservparkering
Bussning
Bygga fållor för påstigningshållplats
Bevaka avstigning, hjälpa alla åt rätt håll
Slussa på avresande
Etapp-profilering Information
Profilering av etappen på bästa möjliga sätt
Information till närboende och samtliga som berörs av tävlingen
Extern info till OL-Sverige
Info till Partille och Lerums kommun och invånare (lokal marknadsföring)
Interninfo SAIK, via web, medlemsmöte och SOL-glimten
SAIK-flagga till flaggspelet
Uppvakta lokalpressen
5-dagarsskylt nära motorvägen
Dekorera/pynta TC-området, blommor, löv etc.
Ordna med ev. underhållning på TC-området
Kontaktyta mot Partille och Lerums kommuner
Kommunal hjälp - hur?
Pris från kommunen till etappsegrarna
Bemanna informationsdisken
Etappvärdar/värdinnor
Personal
Samla in personalbehov
Rekrytera/fördela personal till samtliga funktioner
Skriva personallistor, kontinuerligt uppdaterade
Utbildning
Bedriva hela etapparbets-förberedelserna som studiecirkel?
Mediahanteringsutbildning?
Projektutbildning, arbetsmetodik
Utbildningsstöd genom SISU
Vad behöver vi utbilda oss i?
Beställa och fördela funktionärströjor, funktionärsdekaler, lunchkuponger och matpaket
Tält för utspisning av funktionärer (70 personer sittande)
Matpaket till funktionärer vid starter och i skogen
Statister till gen-repet
Personalvård
Avslutningsfest
Stormöte för funktionärer
Ekonomi
Kontaktperson för externa försäljare: förhandla om pris, anvisa plats, informera om tider, vägavstängningar, parkering etc.
Princip och nivå för reseersättningar
Tillhandahålla blanketter och hantera materielrekvisitioner, reseräkningar, arbetsrapporter
Hålla kassabok
Miniknat
Karta
Banläggning
Anmälan
Priser
Bemanning
Byggchef
Ta fram byggplan
Hålla kontinuerligt uppdaterad TC-ritning
Inre TC enligt fastlagd ritning
Bygga kiosker, målfålla, broar, barnpassning, informationsdisk, resultattavla, flaggstänger
Anvisa plats för resp. funktion
Tältresning som inte resp. funktion gör själva
Byggbyssja på plats 2 veckor innan tävling
Säkra avrinning regnskydd
El/Tele
Elförsörjning på TC
Inventera samtliga funktioners elbehov
Elverk, reservkraft
Säkerhetsansvar
Kabeldragning
Teleinstallation
Tillräcklig strömsäkring duschpumpar
Dusch/Sanitet
Vattenförsörjning till panna och dusch
Reserv-vatten
Planera duschplats
Uppbyggnad samt drift av duschanläggning
Avloppsvatten till avloppsnät
Bemanning och underhåll av toaletter (för ej entreprenad): TC, barnpassning, inre TC, duschar, starter
Toalett vid starter - typ, antal
Toalett vid TC - typ, antal
Vattenåtgång duschar
Förbered plats för panna
Fortlöpande kontakt med Miljöansvarig, Oringen och Kommunen
Starter
Markera väg till start: skyltar, avståndsskyltar, avspärrningar
Uppbyggnad av vätskestationer
Uppbyggnad av toaletter vid start
Uppbyggnad och bemanning av nollningskontroller på väg till start
Röjning av startplatser
Avspärrningar vid startplatser
Skyltning
Ta fram allt skyltmateriel till TC, parkering, buss, till start och starter
Sätta upp skyltning på TC: Gå, Sitt, Regnskydd etc.
Avsnitsling till tävlingsområde, fastigheter, vägar, materieldepå samt helikopterplats
Totempåle samt karta vid entréer till TC
Bevakning av skyltar och snitslar under tävlingsdagen
Materiel
Inventering av köpa kontra ärva, redan i år 2002?
Kontaktperson för materieltransporter mot övriga etapper
Samordna materielbehov med övriga etapper
Logistikschema över etappens transportbehov, från förråd till TC
Ta fram materielbehov för samtliga funktioner
Ordna materiel på enklast möjliga sätt - nytt materiel i sista hand!
Bevakning av rullflak Reka transportvägar på TC/närområdet inkl. leverans- och utrymningsvägar, inritas på TC-skiss
Se till att allt materiel finns tillgängligt på etappen i god tid
Återlämna materiel i ursprungligt skick och till rätt person/myndighet
Träflis/grusberedskap för dåligt väder, samordnas med övriga etapper/C-ort
Lastmaskiner och fordon för uppbyggnad, genomförande och avrustning av tävling
Comments