TAPAHTUMANJÄRJESTÄJÄN KOULUTUSEnnen tapahtumaa
Tapahtuman jälkeen
Eri tapahtumien järjestäminen
TAPAHTUMANJÄRJESTÄJÄN KOULUTUS
Ennen tapahtumaa
Tapahtuman jälkeen
Eri tapahtumien järjestäminen
Ennen tapahtumaa
Järjestelyiden aloitus ja suunnittelu ajoissa!
Ajankohdan valitseminen
Kenelle tapahtuma järjestetään, kuinka paljon osallistujia..
Järjestelytoimikunnan kokoaminen -> delegoi!
Vastuualueiden jakaminen:
- Kuka ottaa päävastuun järjestelyistä?
- Työnjako, ettei kenenkään tarvitse tehdä yksin
Paikan/paikkojen valinta ja varaus
Budjetin laatiminen
Tapahtumanjärjestäjän aikataulu
Laadi järjestelyistä aikataulu
Hankinnat, esiintyjät, sponsorit, tilat, ruuat, juomat, työntekijät ym. ajoissa
Hae TYYn projektiavustusta aina etukäteen
Tiedotus ja mainostaminen hyvissä ajoin
Ilmoittautumiset
- VIP eli viimeinen ilmoittautumispäivä
- ilmoittautumistapa?
Budjetti
Realistisuus eli hinnat selvitettävä tarkkaan
Pelivara
Miten tapahtuma rahoitetaan?
- sponsorit, avustukset (esim. TYYn
projektiavustus), tukeeko ainejärjestö tapahtumaa
- Kuinka paljon osallistuja maksaa? Kuinka paljon heitä arviolta tulee?
Huomioi aina ARVONLISÄVERO! tarjoukset toimitetaan usein alvittomina
Sponsorit
Huomioi, että langan toisessa päässä on yleensä ihminen, joka saa sponsorointikyselyitä päivittäin
Mietittävä, että mitä tarjoaa ja mihin hintaan
Etenkin isoihin firmoihin otettava ajoissa yhteyttä
Sponsoreita kiinnostaa, että mitä he saavat vastineeksi -> onko tapahtuman yleisömäärä tarpeeksi suuri, mainoksen näkyvyys?
Rahaa, palveluksia vai tarvikkeita mainosta vastaan (kukat, valokuvat, sillisruuat, hotellihuone jne.)
Luvat
Lupien tarve riippuu tilaisuuden luonteesta ja tapahtumapaikasta
Tapahtumapaikan omistajan tai haltijan lupa
Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille, kun
- tilaisuudessa on alkoholitarjoilua (ilmaistakin)
- se vaatii järjestyksenpitoa (esim. mielenosoitus, portsari ovelle)
- se aiheuttaa haittaa tai häiriötä ulkopuolisille (esim. ulkoilmakonsertti)
- se vaatii liikennejärjestelyitä (esim. kulkue)
Luvat
Teosto- ja Gramexilmoitus
molempiin yhteys, mikäli käytetään äänitemusiikkia
teostoon yhteys, mikäli kyse live-musiikista (bändi)
Meluntorjuntailmoitus (kuukautta ennen)
Turun ympäristönsuojelutoimistoon (jos es. äänentoistoa)
Luvat
Anniskelulupa
-> lääninhallitukselta tai tuotevalvontakeskukselta
Ilmoitus ruokatarjoilusta
-> kunnan terveysviranomaiselle
Lupa-asioista lisää TYYn nettisivuilla tapahtumanjärjestäjän oppaassa:
http://www.tyy.fi/yhdistys/tjopas/lupa-asiat.shtml
Yhteistyö
Muut alayhdistykset, muiden kaupunkien ainejärjestöt, laitoksen henkilökunta
Yhteistyöstä etuja:
- budjetin jakaminen (edullista)
- TYYn projektiavustusta helpompi saada
- yhteistyösopimukset (työvoima muista järjestöistä omiin bileisiin)
www.mayris.fi
Monenlaisien tapahtumien järjestäminen tärkeää
Päihteettömyyden huomioiminen tapahtumien järjestämisessä -> Opiskelijoiden mahdollisuus osallistua myös alkoholittomiin tapahtumiin
Esteettömyys
Katso bileopas
Tapahtuman jälkeen
Purku- ja siivoustyöt
Palautteen kerääminen
Laaditaan tapahtumasta muistio, josta löytyy
tapahtuman suunnitelma ja toteutus
valokuvat ja lehtijutut
palautteet ja järjestäjien omat parannusehdotukset
-> tiedon siirtäminen tuleville sukupolville
Maksetaan laskut
Karhutaan saatavat
Laaditaan hankkeen tilinpäätös
Kiitetään osallistujia, työntekijöitä ja mahdollisia yhteistyökumppaneita
Mitä vielä?
Muista säilyttää iloinen mieli stressistä huolimatta! Turha nipottaminen ja huokailu ei vie järjestelyitä yhtään eteenpäin. Ongelmat ratkeavat vähitellen ja yhteistyöllä.
Järjestäminen vaatii järjestelmällisyyttä, kärsivällisyyttä, rohkeutta kysyä neuvoja & ideoita, stressinsietokykyä ja delegointikykyä
Kukaan järjestäjä tai tapahtuma ei ole koskaan täydellinen
Lisää neuvoja: Tapahtumanjärjestäjän opas
www.tyy.fi/yhdistys/tjopas/
Turvallisuus tapahtumassa!
Ajankohta ja aikataulu
Paikan varaaminen
- tekniikka, esteettömyys
- luentosalivaraukset@utu.fi)
Puhujat, alustajat
- monipuolisuus
- palkkiot, matkakulut, yöpyminen ym.
Materiaalit
Tiedotus, ilmoittautuminen
Tarjoilut
Esim. työelämäseminaari
Ekskursio
Ajankohta
Kohde ja tarkoitus
Kustannukset
Millä mennään ja mitä tehdään
Tiedotus, ilmoittautuminen, maksaminen
Käytäntöä:
- yhteystiedot
- varmista että kaikki ovat tallella (tapaamisajat ja paikat)
- ulkomailla: hätänumerot, sairaalat, passit, viisumit, matkavakuutus, hotellien ja tutustumiskohteiden varaaminen
Liikuntatapahtuma
Ajankohta
Millaista liikuntaa… (kalliolaskeutuminen, avantouinti, jalkapallo ym.)
Paikka
Kuljetukset
Ohjaaja, tarvikkeet
Osallistuminen omalla vastuulla…
Virvokkeet ja muu tarjoilu
Sitsit
Yksin vai yhdessä…
Paikka
Teema ja dress code
Ruokien ja juomien tilaaminen ja hankkiminen (Upseerikerho ja Puhakka) Muista erityisruokavaliot!
Tarjoilijoiden rekrytointi (yhteistyö muiden alayhdistysten kanssa)
Laulunjohtaja(t)
Lauluvihot, paikkakortit, plaseeraus, ohjelman (minuutti)aikataulu, säännöt
Hankinnat (astiat, kahvinkeittimet, siivoustarvikkeet ym.)
Budjetti (ruoat, juomat, kahvit, paikan vuokra)
Ilmoittautuminen ja juomalippujen myynti
Hyvät ohjeet sitsien järjestämiseen löytyy TYYn tapahtumajärjestäjäoppaasta
Baaribileet
Varainhankintaa…
Yhteys baareihin hyvissä ajoin
Ajankohta
Teema ja ohjelma
Esiintyjät…
Lipunmyyjät
Mainokset
Mistä pohjakassa
Kuka saa lipputulot?
Vuosijuhlat
Vuosijuhlatoimikunnan kokoaminen: vuosijuhlamarsalkka, laulunjohtaja, lipunkantaja, airueet, valokuvaaja, järjestysmies, muut -> työnjako
Palkkiot: miten esiintyjät, juhlapuhuja ja vastuuhenkilöt palkitaan
Huolellinen suunnittelu ja valmistelu hyvissä ajoin!
- budjetti, sponsorit, säästöt
- paikkaan tutustuminen, pitopalvelu, tarjoilijat,
- menu, myös alkoholiton ja kasvisvaihtoehdot
- esiintyjät, puhujat ja tanssiorkesteri
- kutsut, ilmoittautumiset ja avecit
- kukat, koristelu sekä plaseeraus, plaseerauskartat, paikkakortit ja käsiohjelma (painofirma)
- kuljetukset pääjuhlaan ja jatkoille (bussit)
Vuosijuhlat
Pääjuhla
- pääpöydän sisäänkuulutus arvojärjestyksessä, liput, etiketti, laulut
Ohjelma
- esiintyjät, juhlapuhuja, muut puheet (puhe naiselle/miehelle, vapaa sana), tanssiaiset
Muistettavaa on PALJON! Asioiden varmistus TÄRKEÄÄ!
Tiedon jako eteenpäin: pitopalvelu, esiintyjät, juhlapaikkojen väki, työntekijät jne.
Comments