Foreningens bedste hjælpemiddel Generel workshop
Formål med workshoppen
Vise den vigtigste funktionalitet, Conventus indeholder og som giver foreningen de største lettelser Gøre deltagerne bevidste om de overvejelser, der skal gøres før og under system setup Fremhæve de områder, som Conventus har svært ved at håndtere De vigtigste opsætninger til start Køreplan for opsætning
Start med at vise, hvordan deres medlemmer vil opleve Conventus. Start med tilmeldingsproceduren, gerne fra egen forenings hjemmeside – undgå al visning og snak om detaljeret opsætning indtil videre. Deltagerne skal have en ”AHA-oplevelse” med pointen, at når Dankort- eller Netbank betalingen er gennemført er medlemmet oprettet, indtægten posteret, og pengene på bankkontoen. Ud fra dette skal der nok komme spørgsmål fra deltagerne som: hvad gør man ved næste kontingentbetaling? Opkrævning i rater, rabatter Kan man betale med andet end Dankort? Forkert tilmelding – tilbageførsel af betaling Tilmelding midt i sæsonen – fuld pris eller reduceret. Hvad med Fitness, som har løbende betaling? Badminton, tennis etc. betaling pr. bane? Og dermed har man allerede svaret på mange spørgsmål til 2. og 3. Vis også andre ting på hjemmesiden, som ”fødes” fra Conventus, eks. kontakter, kalender, nyheder – ellers brug Demo-conventus – men ikke opsætning!!!! Vis regnskabet i Finans – og gerne med Afdelingsregnskab, som brugerne vil se det – Stadig ingen detaljer om opsætning. Vis kommunikationen E-mail og SMS Her kan du roligt regne med, at der kommer spørgsmål om, hvem kan hvad i Conventus. Medlemsstatistik og øvrige udskriftsmuligheder Nu kan man gå i gang med en systematisk gennemgang af Conventus, og specielt Adressebogen. Nu skal der snakkes foreningens opbygning i Afdelinger og Grupper (Hold) Og så er det tid til at deltagerne skal i aktion og have oprettet deres forening og dem selv
Conventus - Emner
Systemoverblik Adressebogen Kommunikation Regnskabet Kalenderen Arkiv Booking Brugeropsætning Personlige indstillinger Support Statistik og udskrifter Opsætning af regnskabet
Systemoverblik
Registreringer i Conventus kommer nemt på hjemmesiden og muliggør on-line tilmelding og betaling
Systemoverblik On-line tilmelding og betaling
Medlemmet opretter selv sine data -> større sikkerhed for korrekte data Betaling her og nu Medlemmet oprettes automatisk Bogføres automatisk i finans MINDRE PAPIRARBEJDE OG BØVL
Systemoverblik Nem kommunikation
Sp. 1: Foreningens opbygning
Flerstrenget forening – hver afd. sin kasserer – én Dankortaftale Flerstrenget forening – én kasserer – én Dankortaftale Enstrenget forening Et regnskab pr afdeling - Kontingentindbetalinger (og fællesomk.) fordeles af hovedkassereren Et regnskab men fordeling på afdelinger Hver afdeling sin økonomi og kasserer – ressourcetungt Hvorfor fællesforening?
Conventus faciliteter Kalender
Møder (med indkaldelse og dagsorden) Begivenheder Kampe (med indkaldelse)
Arkiv Dokumenter (skrevet direkte i Conventus) Møder => mødereferater Nyheder Filer (uploadede filer f.eks. Word/PDF) Conventus faciliteter Arkiv
Adressebogen => Medlemskartoteket Hold beskrivelser Medlemsdata Diverse udskrifter til holdene Medlemsstatistik Conventus faciliteter Adressebog HJERTET I CONVENTUS
Diverse opsætning Conventus faciliteter Administration
Conventus faciliteter Kommunikation
Send e-mail og/eller sms til mange på én gang
Adressebogen - Overvejelser
Fint nok med on-line tilmelding og betaling, men…. Hvordan sikrer vi, at alle får tilmeldt sig og betalt – og hvem skal sørge for det? Hvad med dem, som ikke har internet og/eller Dankort? Hvilken procedure skal vi etablere her, og hvem er ansvarlig? Hvor tit skal holdet betale kontingent – og hvad skal der ske ved næste kontingentbetaling?
Adressebogen - Overvejelser
Her kommer Conventus til kort: Familie-, søskende- eller mængderabat 1 Hold = 1 Kontingentsats Badminton / Tennis banepris som skal fordeles på deltagerne Badminton / Tennis banefordeling
Adressebogen - Opsætning
Afdeling Gruppe (Hold) Kontakt (Medlem)
Adressebogen - Afdeling
En afdeling kan være en sportsgren Til statistik optælling og kontingent
Comments