Alayhdistysten tiedottajat J. L. Runebergin päivänä
Mikko Soukkanen,
TYYn järjestö- ja tiedotussihteeri
Alayhdistysten tiedottajat J. L. Runebergin päivänä
Mikko Soukkanen,
TYYn järjestö- ja tiedotussihteeri
Ajankohtaista
TYYn tiedottaminen alayhdistyksille
Yhdistyksen viestintä
Tapahtumatiedottaminen
Käytännön ohjeita
Ajankohtaista
Edustajistovaalit
TYY ja TuKY yhdistyvät 1.1.2010
uusi edustajisto valitaan yhteisissä vaaleissa (ennakko 31.3.–1.4.) 6.–7.4.
vaaleissa käytetään sähköistä äänestämistä, lisäksi 5 äänestyspaikkaa
ehdokasilmoitusten määräpäivä 10.3.
kampanjointia ohjaavat eettiset pelisäännöt
yhdistyksien toivotaan aktivoivan jäseniään
www.tyy.fi/vaalit
TYYn uudet www-sivut
uudistuksen lähtökohtana tiivistäminen ja turhien rönsyjen karsiminen
jokaiselle yhdistykselle tunnukset, joilla yhdistykset itse päivittävät tietonsa (vastuu yhteystietojen ajankohtaisuudesta siis yhdistyksillä itsellään)
etusivun tapahtumakalenteriin voivat yhdistykset itse lisätä tapahtumatietoja
asiasta tiedotetaan tiedottajia / puheenjohtajia välittömästi sivujen ollessa julkaisuvaiheessa
linkki
Alayhdistykset keskeisin kanava TYYn tiedottaessa toisinaan hyvinkin tärkeistä asioista jäsenilleen. Toivomme yhdistysten huomioivan tämän.
TYYllä ei valitettavasti ole kattavia sähköpostilistoja suuren jäsenmäärän vuoksi.
Kiitämme suuresti panoksestanne yliopistoyhteisömme sujuvamman tiedonkulun parantamiseksi!
TYYn tiedotus yhdistyksille
TYYn virallinen tiedotuskanava on tyyali@lists.utufi, jonka jäseninä kaikkien tiedotusvastaavien on oltava (liittyminen onnistuu osoitteesta https://lists.utu.fi/mailman/listinfo
tyyalin toimintaperiaate on se, että yhdistyksien tiedottajat (tai muut vastuuhenkilöt) välittävät viestejä tarkoituksenmukaisesti jäsenlistoilleen ym.
tyyalille lähetetään tietoa TYYn ja alayhdistysten tapahtumista, TYYn työpaikka- ja luottamushenkilöhakuilmoitukset sekä ajankohtaisista opiskelijoita laajasti koskettavista asioista ja tapahtumista
tyy-puskaradio@lists.utu.fi on ay-tiedottajien toiveesta perustettu epävirallisempi lista, jonne voidaan lähettää tyyalia vapaammin kriteerein viestejä, joita harkinnan mukaan voi välittää edelleen (liittyminen onnistuu samalta sivulta kuin tyyalille)
www.tyy.fi:n etusivun tapahtukalenteri, yhteystiedot, ym.; uusilla sivuilla alayhdistykset oma pääosionsa
Tylkkärin TYY-tiedotussivut (infojen vieressä)
tarpeen mukaan suorat sähköpostit lähinnä puheenjohtajille tai tiedottajille (mielummin kuin hallitusten listoille, jotta mahdollinen reagointivastuu ei jää epäselväksi).
Sähköpostia tulee melko usein, mutta aina voi käyttää deleteä, mikäli asia ei tunnu olennaiselta
Tiedottaminen tai viestintä yhdistyksessä
yhdistyksen sisäisen viestinnän keskeisin kohderyhmä ovat jäsenet, joille valtakin yhdistyksessä kuuluu [hyvää muistaa viestinnän olevan kaksisuuntaista toimintaa]
jäsenistön ja hallituksen välillä toimiva ja mutkaton vuorovaikutussuhdet (hallituksen esityslistat, päätösluettelot, kuulumiset)
jäsenistölle taattava riittävä tiedonsaanti osallistumismahdollisuudet [eri asia on toki osallistumisaktiivisuus]: lehdet, nettisivujen foorumit, palautelaatikot jne., sähköpostilistat
Lähetä yliopiston atk-keskukseen pyyntö listan luomisesta osoitteeseen pulmalinja@utu.fi ja ilmoita seuraavat asiat: 1) listan haluttu nimi (varmista, ettei se ole liian yleisluontoinen, kuten vaikka "tiedotus"), 2) listan käyttötarkoitus ja sen kytkös Turun yliopistoon (miksi lista pitäisi luoda juuri meille?) ja 3) listan ylläpitäjä (vain yksi, hän voi lisätä muita ylläpitäjiä; oletus on listan tilaaja jos muuta ei ilmoiteta)
yliopiston atk-keskuksen listat ovat ns. mailman-listoja, joiden ylläpitäminen ja räätälöiminen omaan tarkoitukseen sopiviksi on helppoa
lisätietoa atk-keskuksen sivuiltaa www.cc.utu.fi
ei pidä kuitenkaan kaiken informaatioteknologian keskellä unohtaa perinteisiä viestinnän keinoja
tuutorit ja hallituslaiset luovat yhdistyksestä kuvaa esimerkiksi uusille jäsenille [kaikki tuntevat ensivaikutelman tärkeyden] tai yhteistyötahoille
mikäli aikaa ja kiinnostusta on, yhdistyksen viestintäkanavat ja niiden käyttö olisi hyvä koota jonkinlaiseksi viestintäohjeeksi, joka auttaa myös uusien toimijoiden perehdyttämisessä
(Tapahtuma)tiedottaminen
oli kyseessä minkälainen tapahtuma tahansa, tiedottaminen on syytä suunnitella ajoissa osana itse tapahtuman ideointia (eli yhteys tiedotusvastaavien ja tapahtumanjärjestäjien välillä oltava kiinteä)
usein tiedottamisessa tulee turhaan kiire; kannattaa muistaa, että esim. painotuotteet eivät valmistu päivässä
Ainakin näihin kysymyksiin on vastattava hyvissä ajoin:
Kenelle tiedotetaan?
Mitä tiedotuskanavia kohdeyleisö seuraa?
Millä kanavalla kohdeyleisö tavoitetaan parhaiten?
Miten tiedotetaan? (riippuu tietenkin käytettävästä tiedotuskanavasta)
Mitä kanavia oikeastaan on käytettävissä?
Minkä verran on käytössä henkilöstöresursseja tai rahaa?
Kuka on kunkin osa-alueen vastuuhenkilö?
Kenelle tapahtuma on suunnattu?
potentiaaliset osallistujat
oman yhdistyksen jäsenet
muut (turkulaiset) opiskelijat (huom! ulkkarit)
kaupunkilaiset
Missä tiedotetaan? – sähköiset (halpaa ja helppoa)
omat www-sivut
sähköpostilistat, myös muiden järjestöjen
tyyali ja TYYn www-sivut
yliopistoviestintä (viestinta@utu.fi)
turuntori.com (Turun Sanomat)
Turun kaupungin yhdistyshakemisto ja Turku-kalenteri
www.goturku.fi
Facebook, www.lyyra.fi, ym.
Missä tiedotetaan? – ”printtimedia”
Tylkkärin infopalsta (dl. ilmestymisviikon ma klo 22, infopalsta@utu.fi
Tylkkärin ilmoitukset alayhdistyksille n. 1/3 listahinnasta
tiedotteella paikalliseen (tarvittaessa valtakunnalliseen) mediaan, helppoa lähettää tosin harkiten (ei siis jokaisesta kokouksesta); TYYn tiedotussektorilta apua tarvittaessa
esimerkiksi TS:n Ajassa-sivu usein kiinnostunut opiskelijoiden tempauksista
erilaiset painotuotteet: julisteet, flaierit (huomioitava että tekeminen vie aikaa ja rahaa [mainosmyynnillä voi paikata])
kutsut esimerkiksi vuosijuhliin
Ei pidä unohtaa myöskään kasvokkaisviestintä tai puhelimen käyttöä.
Tärkeää!
esteettömyys, niin tapahtumapaikan kuin viestinnänkin (yhdenvertaisuuden periaatteet)
In English; koko ajan kasvava tarve (vaihtareihin ja kv-opiskelijoihin saa yhteyden esimerkiksi ESN-jaoksen, TYYn kv-sihteerin tai ISTU:n kautta)
Sähköpostitiedote
Aihekenttä (subject)
Kannattaa määritellä selkeästi. Ihannetapauksessa lähes koko viestin asiasisältö mahtuu siihen.
Jos aihe ei ole selkeä tai kiinnostava on helppo painaa delete-näppäintä
Ei epämääräisiä ilmauksia, eikä Fwd, Re ym.
Huonoja / hyviä esimerkkejä:
[Fwd: (Re: TYYn kuoron konsertti 7.7.2007 (re))(fwd)] / TYYn kuoron kesäkonsertti la 7.7.2007 klo 18 Akatemiatalossa
Kokous! / Kannan sääntömääräinen kevätkokous ma 26.3. klo 18.15 luentosalissa XXV
Bileet huomenna!!!! / Lexin laskiaisbileet Kirkkotiellä ti 20.2.
Muotoilu
Asiat tärkeysjärjestyksessä, alkuun tärkein lukijat eivät välttämättä jaksa lukea loppuun asti
Tiedotuslistoille ei kovin pitkiä viestejä
Viesti pelkkänä tekstinä, ei html-muotoiluja tai liitetiedostoja (liitteet nettiin ja linkki postiin)
Ytimekäs allekirjoitus, josta helppo omaksua tarvittaessa yhteystiedot
Facebookit sun muut tietysti noudattelevat omaa tyyliään, jossa voi vapaammin hyödyntää multimediasovelluksia
Sähköpostin lähettämisestä
osoitteet BCC-kenttään (jos osoitteet ovat näkyvissä, voi olla että viesti luokitellaan suoraan roskapostiksi. Muutoinkin tyhmän näköistä.)
oma osoite vastaanottajaksi
jos ei selvää viestistä, mille ryhmälle se on lähetetty niin alkuun jakelu: ja ao. tahot, tai sitten tiedote, kannanotto ym.
Comments