Alayhdistystiedottajat ja tapahtumanjärjestäjät 19.2.2008 Pub 2
MS
Alayhdistystiedottajat ja tapahtumanjärjestäjät 19.2.2008 Pub 2
MS
TYYn toiveita ay-tiedottajille
liittykää tyyalille (tyyali@lists.utu.fi) linkki https://lists.utu.fi/mailman/listinfo ja välittäkää viestejä omille listoillenne
liittykää myös tyy-puskaradio –listalle, tapahtuu samasta osoitteesta (epävirallisempien tapahtumien ym. lista)
utu-sähköpostilistat
Atk-keskus pyrkii lopettamaan vanhat ns. majordomo- tai iPlanet-listat ja tilalle tarjotaan ns. mailman-listoja
Lisätietoa: http://www.cc.utu.fi/palvelut/sahkoposti/postituslistat/mailman/index.html
etuna monipuolisemmat toiminnot ja hallinnointi
Mailman-listan perustaminen
Lähetä pyyntö listan luomisesta osoitteeseen pulmalinja@utu.fi ja ilmoita seuraavat asiat:
Listan haluttu nimi (varmista, ettei se ole liian yleisluontoinen, kuten vaikka "tiedotus")
Listan käyttötarkoitus ja sen kytkös Turun yliopistoon (miksi lista pitäisi luoda juuri meille?)
Listan ylläpitäjä (vain yksi, hän voi lisätä muita ylläpitäjiä; oletus on listan tilaaja jos muuta ei ilmoiteta)
Listan nimeksi tulee listannimi@lists.utu.fi mikä on muutos aiempaan. Aiemmin osoitteen loppu oli @utu.fi.
Jo olemassa oleva lista (joko Majordomo-lista tai iPlanetin lista) voidaan siirtää Mailman-järjestelmään. Lähetä tästä pyyntö osoitteeseen pulmalinja@utu.fi ja mainitse, että lista on jo olemassa. Pyynnön olisi syytä tulla listan nykyiseltä ylläpitäjältä.
Listan perustamisen jälkeen ylläpitäjä siirtää listan tilaajat vanhalta uuteen ja ilmoittaa tämän jälkeen, että asia on kunnossa. Vanha lista poistetaan rekistereistä.
Tiedottaminen
Tiedottaminen kannattaa suunnitella etukäteen.
Kenelle tiedotetaan
Mitä tiedotuskanavia kohdeyleisö seuraa?
Tiedota ajoissa!
Riippuu käytettävästä tiedotuskanavasta
Miten tiedotetaan
Mitä kanavia on käytettävissä
Minkä verran on käytössä henkilöstöresursseja tai rahaa?
Millä kanavalla kohdeyleisö tavoitetaan parhaiten?
KENELLE tapahtuma tehdään
ketkä ovat potentiaalisia osallistujia
oman yhdistyksen ihmiset
muut (turkulaiset) opiskelijat (huom! ulkkarit)
kaupunkilaiset
miten tieto heille tapahtumasta
yhdistyksen oma s-posti, tyyali-sähköpostilista
Tylkkäri; infopalsta, juttu, maksullinen ilmoitus
TYYn nettisivuilla oleva tapahtumakalenteri
yliopiston nettisivut (viestinta@utu.fi)
julisteet, lentolehtiset
turuntori.com (TS) ja Turku-kalenteri (www.turku.fi)
kutsukirje
Facebook, www.lyyra.fi
viidakkorumpu
Missä tiedotetaan?
Ilmoitustaulut
tehokas ja edullinen
tavoittaa laajemmat joukot kuin web ja sähköposti
noudatettava hyviä tapoja
Internetsivut
voidaan ja kannattaa päivittää jatkuvasti
asioita voidaan käsitellä laajemmin
Missä tiedotetaan: sähköiset
Alayhdistysten tapahtumakalenteri
alayhdistysten tapahtumille
käyttäjätunnus ja salasana tarvitaan
Sähköpostilistat
tehokas, nopea, maksuton
Huom! Hyvien tapojen mukaisesti
tyyali-lista
Tyyn tiedotuskanava
tyy-puskaradio@lists.utu.fi
Missä tiedotetaan: lehdet
Alayhdistysten omat lehdet
Tavoittaa jäsenistön hyvin
Ei yleensä sovellu kiireiseen tiedottamiseen
Tylkkäri
Infopalsta maanantaihin klo 22 mennessä
Ilmoitukset sisäisin hinnoin.
Ota yhteyttä, kerro idea
(Harrastusliite?)
Tietoa alayhdistyksien tiedottamiseen
http://www.tyy.fi/yhdistys/tiedotus.shtml
Missä tiedotetaan: muut mediat
Turkulaiset ja valtakunnalliset mediat
minne mennä –osioissa
osa ilmaisia (kuten TS:n Treffiliite), osa maksaa jonkin verran
Lehdistötiedote
Lehteen, radioon, televisioon
Yleensä kannattaa suosia paikallismedioita
Muistutukset: sähköposti, puhelin (faksi)
Tapahtumista tiedottaminen
In English
Esteettömyys
Sähköpostitiedote
Aihekenttä (subject)
Kannattaa määritellä selkeästi. Ihannetapauksessa lähes koko viestin asiasisältö mahtuu siihen.
Jos aihe ei ole selkeä tai kiinnostava on helppo painaa delete-näppäintä
Ei epämääräisiä ilmauksia, eikä Fwd, Re ym.
Huonoja / hyviä esimerkkejä:
[Fwd: (Re: TYYn kuoron konsertti 7.7.2007 (re))(fwd)] / TYYn kuoron kesäkonsertti la 7.7.2007 klo 18 Akatemiatalossa
Kokous! / Kannan sääntömääräinen kevätkokous ma 26.3. klo 18.15 luentosalissa XXV
Bileet huomenna!!!! / Lexin laskiaisbileet Kirkkotiellä ti 20.2.
Sähköpostitiedote
Muotoilu
Asiat tärkeysjärjestyksessä, alkuun tärkein lukijat eivät välttämättä jaksa lukea loppuun asti
Tiedotuslistoille ei kovin pitkiä viestejä
Viesti pelkkänä tekstinä, ei html-muotoiluja tai liitetiedostoja (liitteet nettiin ja linkki postiin)
Ytimekäs allekirjoitus, josta helppo omaksua tarvittaessa yhteystiedot
Facebookit sun muut tietysti noudattelevat omaa tyyliään, jossa voi vapaammin hyödyntää multimediasovelluksia
Sähköpostin lähettämisestä
osoitteet BCC-kenttään (jos osoitteet ovat näkyvissä, voi olla että viesti luokitellaan suoraan roskapostiksi. Muutoinkin tyhmän näköistä.)
oma osoite vastaanottajaksi
jos ei selvää viestistä, mille ryhmälle se on lähetetty niin alkuun jakelu: ja ao. tahot, tai sitten tiedote, kannanotto ym.
Lehdistö- / mediatiedote
Paikallismediaa kiinnostavat erilaiset tapahtumat
Visuaalisuus
Omaa toimintaa koskevat kannanotot / mielipidekirjoitukset voivat päästä läpi (vrt. esim. ylioppilasteatteri)
Lehdistö- / mediatiedote
Toimituksiin saapuu päivittäin satoja tiedotteita joten kannattaa nähdä hieman vaivaa
selkeä (kieleltään ja rakenteeltaan)
lyhyt (enintään A4, joskin sekin jo pitkä)
informatiivinen otsikko (sähköpostiin): TYYn kuoron kevätkonsertti ”Kevään ääniä” ti 31.5. klo 15 Kauppatorilla (ei: Tule kuulemaan kevään ääniä!)
Lehdistö- / mediatiedote
varsinaisessa tekstissä voi olla selventävä otsikko
päiväys
jos toivomuksia julkaisuajankohdasta niin mukaan huomautus esim. julkaisuvapaa ti 19.2. klo 17.00
ei liitteitä, teksti tekstinä
Tiedotteen sisältö ja rakenne
otsikon jälkeen suoraan asiaan eli tiivistelmä (muutamalla lauseella tärkeimmät asiat)
kappaleet ja lauseet lyhyitä
tiivistelmän jälkeen oleellisinta sisältöä täydennetään muissa kappaleissa
jokainen kappale itsenäinen kokonaisuus, ei kannata sitoa toisiinsa (niinpä, siten ym.) <- toimittajat ovat laiskoja, ottavat usein suoraan tiedotteista
Comments